Plans d’Action et Méthode KANBAN #

🎯 OBJECTIFS #

• Maîtriser la définition des plans d’action automatisés
• Comprendre l’affectation intelligente des dossiers
• Apprendre l’exécution avec la méthode KANBAN
• Optimiser le suivi des actions de recouvrement

🎯 1. CONCEPT DES PLANS D’ACTION #

Philosophie du Module Stratégique #

Le module révolutionnaire de WinRecouvrement permet de définir des stratégies de recouvrement automatisées adaptées à chaque type de portefeuille.

Avantages Stratégiques #

✅ Cohérence d’Action : Standardisation des processus
✅ Optimisation des Résultats : Stratégies éprouvées et mesurables
✅ Gain de Temps : Automatisation des séquences d’actions
✅ Traçabilité : Suivi complet de l’exécution des plans

📋 2. DÉFINITION DES PLANS D’ACTION #

Interface de Configuration #

Interface de création et paramétrage des plans d’action

Caractéristiques d’un Plan #

• Multi-étapes : Couverture complète (amiable → exécution)
• Actions prédéfinies : Bibliothèque d’interventions standardisées
• Temporisation maîtrisée : Délais optimisés entre actions
• Modèles intégrés : Documents types rattachés (lettres, emails, SMS)

Structure Type d’un Plan #

PLAN DE RECOUVREMENT STANDARD

├── PHASE 1 : AMIABLE (J+0 à J+30)

│   ├── Action 1 : Email de rappel (J+7)

│   ├── Action 2 : Appel téléphonique (J+15)

│   └── Action 3 : Lettre recommandée (J+30)

├── PHASE 2 : PRÉCONTENTIEUX (J+31 à J+60)

│   ├── Action 4 : Mise en demeure (J+35)

│   └── Action 5 : Dernière relance (J+55)

└── PHASE 3 : CONTENTIEUX (J+61+)

    └── Action 6 : Transmission avocat (J+65)

⚙️ 3. DÉFINITION DES ACTIONS D’UN PLAN #

Fiche de Paramétrage d’une Action #

Interface détaillée de définition d’une action du plan

Paramètres Essentiels #

• Type d’Étape : Amiable, Précontentieux, Contentieux, Exécution
• Nature de l’Action : Appel, Email, SMS, Lettre, Visite
• Délai d’Exécution : Nombre de jours depuis action précédente
• Intervenant : Qui exécute (interne, huissier, avocat)
• Conditions : Critères de déclenchement

Modèles de Communication Intégrés #

📧 Modèles Email #

Objet : Rappel de paiement - Facture {{NumFacture}}

Cher {{Civilite}} {{Nom}},

Nous vous rappelons qu'un montant de {{MontantDu}} € 

reste impayé au {{DateEcheance}}.

Merci de régulariser dans les plus brefs délais.

📱 Modèles SMS #

{{Nom}}, rappel: {{MontantDu}}€ impayé. 

Régularisation avant le {{DateLimite}} 

pour éviter procédures. 

Info: {{Telephone}}

📄 Modèles Lettres #

LETTRE DE RAPPEL AMIABLE

Madame, Monsieur {{Nom}},

Malgré nos précédents courriers, nous constatons 

que le règlement de {{MontantDu}} € n'est toujours 

pas parvenu à nos services...

📞 Scripts d’Appel #

GUIDE D'ENTRETIEN TÉLÉPHONIQUE

1. Se présenter et identifier l'interlocuteur

2. Rappeler l'objet de l'appel : créance de {{Montant}}€

3. Proposer solutions de règlement

4. Fixer engagement précis avec date

🎯 4. AFFECTATION INTELLIGENTE DES DOSSIERS #

Critères d’Affectation #

Interface de sélection et affectation des dossiers aux plans

Critères Multiples Disponibles #

• Nature de créance : Commerciale, civile, bancaire
• Valeur : Tranches de montants personnalisables
• Âge du dossier : Ancienneté depuis création
• Région géographique : Localisation du débiteur
• Chargé de recouvrement : Attribution par collaborateur
• Créancier : Spécifique par mandant

Segmentation Automatique #

• Classification intelligente des portefeuilles
• Flexibilité d’attribution selon spécificités métier
• Évolution dynamique : Réaffectation selon évolution
• Règles personnalisées : Adaptation aux processus internes

🏃 5. EXÉCUTION AVEC LA MÉTHODE KANBAN #

Principe de la Méthode KANBAN #

Le terme KANBAN (japonais : « panneau visuel ») révolutionne la gestion des processus de recouvrement.

Tableau KANBAN d’exécution des plans d’action

Avantages de KANBAN dans le Recouvrement #

✅ Visualisation Claire : Vue d’ensemble de l’avancement des dossiers
✅ Flux Optimisé : Gestion fluide des transitions entre étapes
✅ Bottlenecks Identifiés : Détection rapide des blocages
✅ Productivité Accrue : Amélioration continue des performances
✅ Flexibilité d’Adaptation : Ajustement facile aux changements

🎮 6. ACTIONS DIRECTES DANS KANBAN #

Interface d’Exécution #

• Colonnes par Étapes : Représentation visuelle du processus
• Actions Directes : Boutons d’intervention sur chaque dossier
• Consultation Intégrée : Accès aux informations détaillées
• Saisie Simplifiée : Enregistrement rapide encaissements/frais

Actions Disponibles par Dossier #

• 📧 Email : Envoi immédiat selon modèle du plan
• 📱 SMS : Expédition de message personnalisé
• 📞 Appel : Marquage d’appel effectué + saisie résultat
• 📄 Lettre : Génération et envoi de courrier
• 💰 Encaissement : Saisie rapide de paiement
• 📋 Info : Consultation détaillée du dossier

Exécution d’action rapide sur l’interface KANBAN

Exécution en Masse #

• Actions groupées : Traitement par colonne complète
• Sélection multiple : Choix de dossiers spécifiques
• Envoi immédiat : Exécution instantanée des communications

📊 7. SUIVI ET CONTRÔLE #

Tracking en Temps Réel #

• Progression visuelle : Mouvement des dossiers entre colonnes
• Indicateurs de performance : Taux de réussite par étape
• Alertes automatiques : Dossiers bloqués ou en retard
• Reporting instantané : Statistiques d’exécution

Flagging Intelligent #

• Marquage des dossiers problématiques
• Codes couleur selon priorité ou statut
• Filtrage avancé pour ciblage précis

🔄 8. PROCESSUS OPÉRATIONNEL COMPLET #

Workflow Type #

1. Définition → Création du plan d’action stratégique
2. Affectation → Attribution des dossiers selon critères
3. Exécution → Traitement via interface KANBAN
4. Suivi → Monitoring temps réel des résultats
5. Optimisation → Ajustement selon performances

Mesure de Performance #

• Taux de passage entre étapes
• Délai moyen de traitement par phase
• Efficacité par type d’action
• ROI des différentes stratégies

✅ POINTS CLÉS À RETENIR #

🎯 Automatisation Stratégique : Plans d’action prédefinis et optimisés
🎯 Visualisation KANBAN : Gestion visuelle et intuitive des flux
🎯 Exécution Simplifiée : Actions en un clic avec personnalisation
🎯 Suivi Temps Réel : Monitoring continu des performances
🎯 Optimisation Continue : Ajustement basé sur les résultats mesurés

🏃 EXERCICES PRATIQUES #

1. Créer un plan d’action en 4 étapes (amiable → contentieux)
2. Définir les modèles de communication (email, SMS, lettre)
3. Affecter 50 dossiers selon critères de montant et d’ancienneté
4. Exécuter des actions groupées via l’interface KANBAN
5. Analyser les résultats et identifier les optimisations possibles

🚀 BONNES PRATIQUES #

Définition des Plans #

• Équilibrer automatisation et personnalisation
• Prévoir des conditions de sortie et d’escalade
• Tester sur échantillon avant déploiement massif

Exécution KANBAN #

• Traiter régulièrement pour fluidifier les flux
• Utiliser les codes couleur pour prioriser
• Maintenir les colonnes équilibrées

Optimisation Continue #

• Analyser les taux de transformation entre étapes
• Ajuster les délais selon les retours terrain
• Personnaliser selon les typologies de créances