Table of Contents
Procédures Pas à Pas #
Procédure 1 : Créer un Nouvel Employé #
Objectif : Enregistrer un nouvel employé dans le système WinPaie
Étapes détaillées :
- Accéder à la liste des employés
- Depuis le menu principal, cliquer sur « Gestion des Employés »
- Sélectionner « Liste des Employés »
- Créer une nouvelle fiche
- Cliquer sur le bouton « Nouveau » ou « Ajouter »
- Une fiche employé vierge s’ouvre
- Remplir le volet Identification
- Saisir les informations personnelles : nom, prénom, date de naissance
- Compléter l’adresse et les coordonnées
- Ajouter les pièces d’identité (CNI, passeport)
- Insérer la photo si nécessaire
- Compléter le volet Professionnel
- Définir le poste et la catégorie professionnelle
- Saisir la date d’embauche
- Affecter le service et le supérieur hiérarchique
- Préciser le type de contrat
- Configurer le volet Financier
- Saisir le salaire de base
- Définir les primes et indemnités fixes
- Renseigner le mode de paiement
- Ajouter les coordonnées bancaires
- Paramétrer les cotisations
- Vérifier les taux de cotisation applicables
- Configurer les exonérations si nécessaire
- Valider les organismes de cotisation
- Affecter les rubriques de paie
- Sélectionner les rubriques applicables au poste
- Paramétrer les montants ou formules
- Définir la périodicité
- Sauvegarder
- Cliquer sur « Enregistrer » ou « Valider »
- Vérifier que la fiche apparaît dans la liste des employés
Points de contrôle :
- Vérifier l’unicité du matricule employé
- S’assurer de la cohérence des dates
- Contrôler la validité des coordonnées bancaires
Procédure 2 : Traitement Mensuel de la Paie #
Objectif : Effectuer le traitement complet de la paie mensuelle
Étapes détaillées :
- Préparation du traitement
- Vérifier que toutes les données du mois sont saisies
- Contrôler les pointages et absences
- S’assurer de la mise à jour des rubriques
- Saisie des variables
- Accéder au module « Saisie des Variables »
- Saisir les primes exceptionnelles du mois
- Enregistrer les frais de mission et déplacements
- Ajouter les retenues particulières
- Vérification des pointages
- Ouvrir le module « Pointage »
- Contrôler les heures travaillées
- Valider les congés et absences
- Calculer les heures supplémentaires
- Calcul de la paie
- Lancer le calcul automatique de la paie
- Vérifier les messages d’erreur ou d’alerte
- Corriger les anomalies détectées
- Relancer le calcul si nécessaire
- Contrôle des bulletins
- Éditer les bulletins de paie en mode brouillon
- Vérifier la cohérence des montants
- Contrôler les cumuls annuels
- Valider les totaux
- Édition définitive
- Imprimer les bulletins de paie définitifs
- Générer le journal de paie
- Éditer les états de cotisations
- Exporter les données comptables
- Archivage
- Sauvegarder les données du mois
- Archiver les bulletins PDF
- Préparer les déclarations sociales
Points de contrôle :
- Vérifier l’égalité entre totaux journal et somme des bulletins
- Contrôler la cohérence des charges patronales
- S’assurer de l’intégralité des éditions
Procédure 3 : Configuration d’une Nouvelle Rubrique #
Objectif : Créer et paramétrer une nouvelle rubrique de paie
Étapes détaillées :
- Accéder à la gestion des rubriques
- Menu principal > Rubriques de Paie
- Cliquer sur « Liste des Rubriques »
- Créer la rubrique
- Cliquer sur « Nouvelle Rubrique »
- Saisir le code et le libellé
- Définir le type de rubrique
- Sélectionner : Gain, Retenue, ou Cotisation
- Préciser si elle est soumise aux cotisations
- Définir l’impact sur l’impôt sur le revenu
- Paramétrer le calcul
- Choisir le mode de calcul (fixe, variable, formule)
- Saisir la formule si nécessaire
- Définir les bases et plafonds
- Configuration comptable
- Associer les codes comptables
- Définir les journaux d’imputation
- Paramétrer les centres de coûts
- Tests et validation
- Effectuer des tests de calcul
- Vérifier les résultats
- Ajuster les paramètres si nécessaire
- Activation
- Activer la rubrique
- L’affecter aux employés concernés
- Documenter son utilisation
Points de contrôle :
- Tester la rubrique sur un cas simple
- Vérifier l’impact sur les cotisations
- S’assurer de la cohérence comptable
